Polityka prywatności

Nasza polityka prywatności gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa powierzonych nam informacji. Niniejsza Polityka Prywatności opisuje sposób przetwarzania przez nas danych osobowych użytkownika serwisu k2online.pl.

K2ONLINE.PL Sp. z o.o. szanuje prywatność wszystkich osób, z jakimi utrzymuje kontakty, niezależnie od tego, czy dane osobowe są przetwarzane przez K2ONLINE.PL Sp. z o.o. na własny użytek (jako administratora danych osobowych), czy w imieniu innych podmiotów. Bardzo istotnym jest dla nas, aby zrozumieć, jakie kategorie danych osobowych Użytkownika przetwarzamy, w jakim celu to robimy, na jakiej podstawie i jakie posiadasz prawa z tym związane. Dlatego zachęcamy do zapoznania się z niniejszą Polityką Prywatności, która dostarczy więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez K2ONLINE.PL Sp. z o.o.

Prezentowana Polityka Prywatności ma charakter informacyjny i stanowi realizację obowiązków informacyjnych przewidzianych w art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki prywatności. Informacja o zmianach w dokumencie publikowana będzie na stronie www.webpos.pl w zakładce RODO.

Zobowiązujemy się do niesprzedawania, niekomercjalizowania ani niewykorzystywania danych osobowych Użytkowników z naruszeniem obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.

K2ONLINE.PL Sp. z o.o. respektuje prywatność Użytkowników, niezależnie od tego, czy przetwarzamy dane osobowe we własnym zakresie, czy w imieniu innych podmiotów. Zależy nam, aby dla Użytkowników były zrozumiałe kategorie danych osobowych jakie przetwarzamy i w jakim celu to robimy. Zachęcamy do zapoznania się z niniejszą Polityką Prywatności, która dostarczy informacji na temat przetwarzania danych osobowych przez K2ONLINE.PL Sp. z o.o.

Definicje

Dane osobowe – oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Użytkownik, Użytkownicy – oznaczają każdą osobę, która korzysta ze stron, serwisów, programów K2ONLINE.PL Sp. z o.o.

Przetwarzanie danych osobowych – oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Rozporządzenie lub RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Regulamin – Regulamin używania programu webPOS 

Kto będzie Administratorem danych osobowych?

Administratorem danych osobowych Użytkownika jest K2ONLINE.PL Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Modlińskiej 190, 03-119 Warszawa, wpisanej do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000915294, NIP: 5242923797, REGON: 389703409 z Inspektorem Ochrony Danych dostępnym pod adresem e-mail iod@k2online.pl, w dalszej części Polityki Prywatności określana jako K2ONLINE.PL.

Jakie prawa przysługują Użytkownikowi w związku z przetwarzaniem danych osobowych?

Prawo dostępu

Użytkownik może żądać informacji o sposobach przetwarzania jego danych osobowych, w tym informacji w następujących kwestiach:

• Dlaczego przetwarzamy dane osobowe Użytkownika?
• Jakie kategorie danych osobowych przetwarzamy?
• Komu przekazujemy dane osobowe Użytkownika?
• Jak długo przechowujemy dane osobowe Użytkownika?
• Jakie prawa przysługują Użytkownikowi?
• Skąd uzyskaliśmy dane osobowe Użytkownika?
• Czy przetwarzanie danych obejmuje automatyczne podejmowanie decyzji (tzw. profilowanie)?
• Jeżeli dane Użytkownika zostały przekazane do kraju poza EOG, jak zapewniamy ich bezpieczeństwo i ochronę?

Wszystkie te informacje zostały zawarte w niniejszej Polityce Prywatności. Użytkownik może zażądać kopii danych osobowych, jakie posiadamy i przetwarzamy na jego temat. Jednak wydanie dodatkowych kopii podlega opłacie równej kosztom obsługi tego żądania.

Prawo do sprostowania danych

Bardzo ważnym jest, aby Administrator posiadał prawidłowe informacje na temat Użytkownika. Zachęcamy do informowania Administratora, gdy dane osobowe Użytkownika są niezgodne ze stanem faktycznym. W przypadku chęci skorygowania danych, prosimy o dostarczenie dokumentu potwierdzającego zmiany.

Prawo do usunięcia danych oraz do bycia zapomnianym

Jeżeli Administrator przetwarza dane osobowe Użytkownika w sposób niezgodny z prawem, np. dłużej niż to konieczne lub bez powodu, Użytkownik może zażądać od nas o skasowanie tych informacji.

Prawo do ograniczenia przetwarzania

Od chwili, gdy Użytkownik zwróci się do nas z wnioskiem o korektę swoich danych osobowych lub jeżeli zgłosi sprzeciw wobec ich przetwarzania, do czasu, aż będziemy w stanie zbadać sprawę lub potwierdzić dokładność jego danych, Użytkownik ma prawo do ograniczenia przetwarzania. Oznacza to, że (poza przechowywaniem danych) możemy przetwarzać dane osobowe Użytkownika wyłącznie zgodnie z treścią jego zgody, w razie konieczności dotyczącej roszczeń prawnych, w celu ochrony praw innej osoby lub jeżeli z ich przetwarzaniem związany jest ważny interes publiczny

Prawo wniesienia sprzeciwu

Jeżeli Użytkownik uważa, że nie mamy prawa by przetwarzać jego dane osobowe, to może on zgłosić sprzeciw w odniesieniu do przetwarzania danych. W takiej sytuacji wolno nam kontynuować przetwarzanie tylko wówczas, jeżeli potrafimy przedstawić przekonujące uzasadnienia, które są ważniejsze od interesów, praw i swobód Użytkownika. Jednak zawsze możemy przetwarzać dane osobowe Użytkownika, gdy jest to wymagane w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń.

Prawo do przenoszenia danych

Użytkownik może poprosić, aby jego dane osobowe, podane w celu przetwarzania na podstawie zgody lub w celu wykonania umowy, zostały mu przekazane w odpowiednio przygotowanym, powszechnie używanym i czytelnym dla urządzeń formacie. Użytkownik ma prawo żądać przekazania tych informacji do innego Administratora Danych Osobowych. Uprawnienie to Użytkownik może realizować u Administratora Danych Osobowych, a nie u podmiotu przetwarzającego dane na zlecenie tego Administratora Danych Osobowych.

Wycofanie zgody

Biorąc pod uwagę fakt, że niektóre czynności przetwarzania powinny odbywać się na podstawie zgody, Użytkownik ma prawo do wycofania swojej zgody w dowolnym momencie i w związku z tym na tej podstawie zaprzestaniemy przetwarzania, jeżeli żądanie Użytkownika będzie uzasadnione. Nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Powyższe uprawnienia Użytkownik może zrealizować zgodnie z zasadami opisanymi w art. 16 – 21 RODO, wysyłając wiadomość na adres iod@k2online.pl.

Prawo do złożenia skargi do Prezesa UODO

Niezależnie, w przypadku, gdy uznasz, że doszło do naruszenia danych osobowych Użytkownika przez Administratora, Użytkownik ma prawo do złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – na zasadach wynikających z obowiązujących przepisów.

Jak chronimy dane oraz komu je powierzamy i udostępniamy?

K2ONLINE.PL Sp. z o.o. dokłada wszelkich starań, aby dane osobowe były przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz aby były chronione przez utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym wykorzystaniem. Gwarantujemy poufność wszelkich przekazanych nam danych, poprzez podjęcie skutecznych środków bezpieczeństwa i ochrony danych.

Informujemy, że w ramach korzystania z serwisu webpos.pl, dane mogą być przekazywane do: „POSNET POLSKA” S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Municypalna 33, 02-281 Warszawa, KRS 0000082030, NIP: 5222628262 realizującej usługi dostawy i serwisu kas rejestrujących.

Dane osobowe Użytkownika mogą zostać przekazane naszym dostawcom, którzy dostarczają nam rozwiązania i/lub realizują część naszych usług, np. firmom świadczącym usługi: płatności online, usługi marketingowe, usługi pocztowe lub reprezentujących nas pełnomocnikom prawnym itp.

Udostępniamy dane osobowe Użytkownika uprawnionym organom państwowym, jeżeli zwrócą się do nas w związku z realizowanymi przez nich zadaniami. Mogą to być w szczególności jednostki organizacyjne prokuratury, Policja, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów lub Prezes Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

Czy dane osobowe Użytkownika trafiają poza obszar EOG?

Co do zasady, dane nie będą przekazywane przez Administratora do państw poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Wyjątkowo jednak, dane Użytkownika możemy przekazać naszym partnerom, którzy przetwarzają je poza EOG, ale tylko w niezbędnym zakresie, związanym ze świadczeniem przez tych partnerów na naszą rzecz usług lub inną łączącą nas relacją biznesową. Dane osobowe będą przekazywane do krajów, co do których Komisja Europejska stwierdziła odpowiedni stopień ochrony, a w przypadku jej braku bezpieczeństwo danych zapewniają stosowane przez nas zabezpieczenia, m.in. standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Jak długo przechowujemy dane osobowe Użytkownika?

Gwarantujemy, że dane osobowe Użytkownika nie będą przetwarzane przez okres dłuższy niż wymagany przepisami prawa lub przewidziany w naszych wewnętrznych regulacjach, w tym niezbędny do realizacji do celów, w których dane te są przetwarzane. Kryteria ustalania czasu przetwarzania danych dla określonych celów zostały opisane w dalszej części Polityki Prywatności.

Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, przez jaki czas i na jakiej podstawie prawnej?

W serwisie webpos.pl oraz w związku z korzystaniem przez Ciebie z naszych usług, możemy przetwarzać dane osobowe Użytkownika – przekazane nam bezpośrednio przez niego lub podmiot, który reprezentuje.

Konto Użytkownika

Głównym celem przetwarzania danych osobowych i innych informacji przez K2ONLINE.PL Sp. z o.o. jest utrzymanie serwisu webpos.pl i serwisów powiązanych, zapewnienie bezpiecznej i gwarantowanej wydajności usług dla użytkowników oraz usprawnianie i ulepszanie funkcjonalności naszych usług i produktów.

Na naszej stronie Użytkownik ma możliwość utworzenia konta użytkownika poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego. Jeżeli utworzysz konto wypełniając formularz rejestracyjny, będziemy przetwarzać adres e-mail, który został wpisany w formularzu oraz hasło.

Podanie niektórych danych jest konieczne do skorzystania z usług i funkcjonalności konta. Konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości świadczenia przez nas określonych usług i funkcjonalności. Poza danymi, których podanie zostało oznaczone jako „obligatoryjne”, podanie innych danych jest dobrowolne.

Podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną) – w przypadku, gdy Użytkownik jest stroną umowy / założycielem konta, natomiast w przypadku, gdy jest przedstawicielem strony, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).

W przypadku posiadania przez Użytkownika konta w serwisie webpos.pl i serwisach powiązanych, jego dane będą przetwarzane przez czas korzystania przez niego z konta, a w przypadku jego likwidacji, wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (niezależnie od przyczyny i podstawy jej rozwiązania), nie dłużej, niż jest to konieczne dla celów rozpatrywania skarg oraz roszczeń związanych z korzystaniem z naszych usług (ustawowy okres przedawnienia roszczeń).

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia umowy / udostepnienia możliwości korzystania z serwisu i programu.

Dane Użytkownika będą przetwarzane przez okres trwania umowy, a następnie do chwili upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Rozliczenia

Jeżeli Użytkownik korzysta z naszych usług płatnych, będziemy przetwarzać jego dane osobowe w zakresie niezbędnym do dokonania rozliczeń, np. wystawienia faktury.

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Użytkownika zawartych w dokumentach rozliczeniowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie prawnego obowiązku ciążącego na administratorze np. wystawienia faktury). Dane w tym zakresie będą przetwarzane do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartych umów. Ponadto wszystkie wystawione dokumenty księgowe, np. faktury, uwzględniane są w prowadzonej przez K2ONLINE.PL Sp. z o.o. dokumentacji księgowej, w związku z czym dane Użytkownika będą w tym zakresie przetwarzane przez okres czasu, wymagany przez przepisy prawa.

Obowiązki AML

W zakresie uregulowanym w obowiązujących przepisach, jako klient serwisu webpos.pl, jesteśmy także uprawnieni i zobowiązani do przetwarzania danych osobowych Użytkownika, w celu i w związku ze stosowaniem przez nas środków bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723; dalej: „AML”), obejmujących: identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości; ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru; bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta. Podstawą takiego przetwarzania jest konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). W tym zakresie, podanie danych jest wymagane przez przepisy prawa.

Tworzenie statystyk korzystania ze stron K2ONLINE.PL

Monitorujemy jakość naszych usług, ponieważ chcemy, by była ona jak najlepsza. W tym celu prowadzimy statystyki korzystania z poszczególnych funkcji i stron oraz programów i aplikacji mobilnych należących do K2ONLINE.PL Sp. z o.o. korzystając z:

• wewnętrznych narzędzi analitycznych,
• narzędzi statystycznych dostarczanych przez partnerów świadczących usługi analityczne.

Dla zrealizowania tego celu, przetwarzamy dane dotyczące aktywności Użytkownika na stronach K2ONLINE.PL. Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes, polegający na ułatwieniu użytkownikom korzystania z usług świadczonych przez nas drogą elektroniczną oraz na poprawie funkcjonalności tych usług.

Przetwarzanie danych w celu zabezpieczenia roszczeń

W celu ustalenia, dochodzenia i egzekucji roszczeń możemy przetwarzać niektóre podane przez Użytkownika dane osobowe, w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu), dane dotyczące korzystania z naszych usług oraz inne dane, które będą niezbędne do udowodnienia istnienia roszczenia, jego egzekucji oraz obronie przed roszczeniami w postępowaniu przed sądami i innymi organami państwowymi.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes. Dane w tym zakresie są przetwarzane przez ustawowo określony czas przedawnienia roszczeń. Przetwarzanie danych obejmować będzie jednak wyłącznie ich przechowywanie z wyłączeniem jakichkolwiek innych operacji na tych danych, z zastrzeżeniem odmiennych obowiązków K2ONLINE.PL Sp. z o.o. wskazanych w obowiązujących przepisach lub nałożonych na K2ONLINE.PL Sp. z o.o. przez uprawnione organy.

Marketing bezpośredni

K2ONLINE.PL Sp. z o.o. prowadzi akcje informacyjne dotyczące jej usług. Mogą to być m.in.:

• kampanie marketingu bezpośredniego polegające na wysyłaniu materiałów reklamowych (kart, ulotek),
• akcje marketingowe oparte o materiały BTL, powiązane z wypełnianiem ankiet lub uczestnictwem w konkursach i quizach.

Informujemy, że działania te, zgodnie z RODO, są działaniami wykonywanymi w prawnie uzasadnionym interesie spółki.

Memorandum (47) RODO wskazuje, że za działanie wykonywane w prawnie uzasadnionym interesie, można uznać przetwarzanie danych osobowych do celów marketingu bezpośredniego.

Jeśli Użytkownik otrzymał od nas materiały marketingowe, masz prawo wnieść, w dowolnym momencie i bezpłatnie, sprzeciw wobec tego przetwarzania, pierwotnego lub dalszego. Chcemy zaznaczyć, że dane osobowe przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego są przez nas przetwarzane jednorazowo i, po ich użyciu, kasowane z bazy marketingowej. Dane Użytkownika nie są też przekazywane innym podmiotom w celu wyprodukowania materiałów marketingowych.

Pliki cookie

Używamy na stronach internetowych tzw. plików cookie. Pliki cookies to dane informatyczne, które przechowywane są w urządzeniach końcowych użytkowników (komputery, telefony, tablety), przeznaczone do korzystania ze stron internetowych. Pliki te zawierają najczęściej nazwy stron internetowych, z których pochodzą, informacje o czasie ich przechowywania na końcowym urządzeniu oraz unikalny numer służący identyfikacji przeglądarki, z której następuje połączenie ze stroną internetową. Cookies pozwalają nam m.in. na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania naszych stron i serwisów, poprawienia szybkości i bezpieczeństwa korzystania ze stron, ulepszania funkcji, z których korzystasz, korzystanie z narzędzi marketingowych i systemu komentarzy. W każdej chwili Użytkownik ma możliwość ograniczenia lub zupełnego dezaktywowania plików cookie w ustawieniach jego przeglądarki, co może jednak prowadzić do ograniczenia działania niektórych funkcji serwisów i stron internetowych K2ONLINE.PL Sp. z o.o.

Kampanie reklamowe

W ramach prowadzonych działań reklamowych korzystamy między innymi z technologii dostarczanych przez zewnętrznych partnerów reklamowych oraz sieci afiliacyjne. Są to między innymi:

• Google,
• Facebook,
• Twitter,
• Microsoft

Co do zasady, nie zakładamy wykorzystywania danych osobowych Użytkownika do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Natomiast, staramy się, aby charakter i forma naszych komunikatów reklamowych zależała od zainteresowań, miejsca zamieszkania i innych parametrów pozwalających na indywidualizowanie przekazu reklamowego.

Ryzyka związane z korzystaniem z usług świadczonych drogą elektroniczną

Użytkownika musi wiedzieć, że korzystając z usług świadczonych drogą elektroniczną w momencie nieodpowiedniego zadbania o bezpieczeństwo swoich danych, naraża się m.in. na ryzyko:

• ingerencji w jego dane osób niepowołanych, które mogą przeglądać, skopiować, zmodyfikować i skasować jego dane,
• ingerencji osób trzecich w transmisję informacji między jego systemem a systemem webpos.pl,
• otrzymywania niechcianej poczty elektronicznej,
• zainfekowania jego systemu złośliwym oprogramowaniem (malware),
• wyłudzenia jego danych (phishing),
• podrobienia protokołów i certyfikatów bezpieczeństwa.

Aby zminimalizować powyższe ryzyka:

• Użytkownik nie powinien podawać nikomu swojego hasła i loginu,
• Użytkownik powinien używać zawsze aktualnych wersji oprogramowania np. przeglądarki,
• Użytkownik powinien sprawdzać certyfikat przed zalogowaniem do serwisu.

Jak tworzyć login i hasło?

Ponieważ Użytkownik sam nadaje login i hasło, to musi pamiętać o tym, że login musi zawierać co najmniej 6 znaków, a hasło musi zawierać co najmniej 8 znaków (zalecamy co najmniej 14), w tym przynajmniej jedną wielką literę, jedną małą literę, a także co najmniej jedną cyfrę lub jeden znak specjalny (np. !,@,#, %, &).

Użytkownik zapomniał loginu lub hasła

W takim przypadku utraty hasła należy skorzystać z opcji „Odzyskaj hasło”. W przypadku utraty loginu i dostępu do e-maila podanego podczas rejestracji prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta Serwisu webpos.pl, wysyłając wiadomość na adres biuro@k2online.pl

Komunikacja

Administrator komunikuje się z Użytkownikiem za pomocą informacji systemowych, powiadomień,
e-mailem, wiadomości w kanałach social media, wiadomości SMS, telefonicznie lub klasycznie za pośrednictwem listów i paczek.

Postanowienia końcowe

K2ONLINE.PL Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian lub uzupełnień do niniejszej Polityki Prywatności. Wszelkie tego rodzaju zmiany będą publikowane na stronie K2ONLINE.PL Sp. z o.o. w zakładce „RODO”. Polityka prywatności nie ogranicza żadnych uprawnień przysługujących Użytkownikowi zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Jeżeli Użytkownik chce zawiadomić nas o naruszeniu ochrony jego danych osobowych lub przesłać nam prośbę dotyczącą jego praw, jako osoby, której dane dotyczą, należy skontaktować się z Administratorem pod adresem iod@k2online.pl.

Jeśli Użytkownik potrzebuje skontaktować się z Administratorem jego Danych Osobowych lub Inspektorem Ochrony Danych Administratora, w związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownika, prosimy przesłać e-mail na iod@k2online.pl.